Dalam dunia administrasi dan hukum, istilah Notary Public dan Notaris sering kali dianggap sebagai dua hal yang identik. Banyak orang yang sedang mengurus dokumen beasiswa ke luar negeri, kontrak bisnis internasional, atau dokumen imigrasi sering bertanya: “Apakah saya harus ke Notary Public atau ke Notaris?”
Kesalahpahaman ini sangat wajar karena dalam penerjemahan bahasa Inggris, Notaris memang sering disebut sebagai Notary. Namun, jika kita membedah dari kacamata hukum, keduanya memiliki perbedaan yang sangat mendasar—mulai dari latar belakang pendidikan, kewenangan, hingga kekuatan hukum dokumen yang dihasilkan.
Artikel ini akan membahas tuntas perbedaan keduanya agar Anda tidak hanya sekadar tahu, tetapi juga terlindungi secara hukum saat mengurus dokumen penting.
1. Mengapa Perbedaan Ini Penting?
Sebelum masuk ke detail teknis, mari kita bicara tentang risiko. Indonesia menganut sistem hukum Civil Law (Eropa Kontinental), sementara negara-negara seperti Amerika Serikat dan Inggris menganut Common Law.
Jika Anda menyamakan begitu saja keduanya, ada risiko dokumen yang Anda buat tidak memiliki kekuatan hukum yang semestinya. Misalnya, sebuah dokumen yang seharusnya dibuat dalam bentuk Akta Otentik (oleh Notaris Indonesia) namun hanya dibuat dalam bentuk pengesahan tanda tangan (gaya Notary Public), bisa saja ditolak oleh pengadilan atau instansi pemerintah karena dianggap tidak memenuhi syarat formal.
2. Mengenal Notary Public (Sistem Common Law)
Di negara-negara seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, atau Kanada, seorang Notary Public adalah pejabat yang diangkat untuk menjadi saksi resmi yang tidak memihak.
Fungsi Utama Notary Public:
- Verifikasi Identitas: Memastikan orang yang menandatangani dokumen adalah benar orang yang bersangkutan.
- Mencegah Penipuan: Memastikan penandatanganan dilakukan tanpa paksaan.
- Administrasi Sumpah: Mengambil sumpah untuk dokumen seperti affidavit.
- Sertifikasi Salinan: Menyatakan bahwa salinan suatu dokumen sesuai dengan aslinya.
Catatan Penting: Di banyak negara bagian Amerika Serikat, menjadi Notary Public tidak wajib memiliki latar belakang pendidikan hukum (Sarjana Hukum). Tugas mereka lebih bersifat administratif. Mereka tidak menyusun isi kontrak dan tidak bertanggung jawab atas kebenaran materiil (isi) dari dokumen tersebut.
3. Mengenal Notaris di Indonesia (Sistem Civil Law)
Berbeda jauh dengan versi luar negeri, Notaris di Indonesia adalah Pejabat Umum yang memiliki kedudukan tinggi dalam hierarki hukum perdata.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN), Notaris adalah pejabat yang berwenang untuk membuat Akta Otentik.
Karakteristik Notaris Indonesia:
- Pendidikan: Wajib lulusan Sarjana Hukum (S.H.) dan menempuh pendidikan spesialis Magister Kenotariatan (M.Kn.).
- Pembuat Akta Otentik: Notaris tidak hanya menyaksikan tanda tangan, tetapi juga merumuskan keinginan para pihak ke dalam bahasa hukum yang baku dalam bentuk akta.
- Kewajiban Penyuluhan Hukum: Sebelum akta ditandatangani, Notaris wajib membacakan dan menjelaskan isi serta konsekuensi hukum dari dokumen tersebut kepada para pihak.
- Pejabat Umum: Notaris memegang stempel negara dan bertindak sebagai perpanjangan tangan negara untuk memberikan kepastian hukum bagi masyarakat.
4. Perbandingan: Notary Public vs. Notaris
Agar lebih mudah dipahami, mari kita lihat perbandingan berikut:
1. Landasan Sistem Hukum
Perbedaan mendasar bermula dari sistem hukum yang dianut. Notary Public lahir dari tradisi Common Law (Anglo-Saxon). Di sistem ini, fokus utama adalah pada verifikasi identitas. Sebaliknya, Notaris Indonesia berakar pada tradisi Civil Law (Eropa Kontinental), di mana notaris bertindak sebagai pejabat publik yang menjalankan sebagian tugas negara dalam bidang hukum perdata.
2. Peran dan Tanggung Jawab Isi Dokumen
Dalam menjalankan tugasnya, Notary Public memiliki peran yang lebih pasif. Mereka bertindak sebagai saksi resmi atas penandatanganan sebuah dokumen (Verification). Mereka menjamin bahwa orang yang tanda tangan adalah benar orang yang dimaksud, namun mereka tidak bertanggung jawab atas kebenaran atau legalitas isi dokumen tersebut.
Di sisi lain, Notaris Indonesia adalah seorang perumus (Formulator). Mereka tidak hanya melihat orang bertanda tangan, tetapi juga wajib memastikan bahwa isi akta tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku. Notaris di Indonesia memikul tanggung jawab moral dan hukum atas kebenaran materiil dari isi akta yang mereka buat.
3. Kekuatan Pembuktian Dokumen
Dokumen yang diproses oleh Notary Public biasanya berstatus dokumen di bawah tangan yang disahkan atau dilegalisasi. Kekuatan pembuktiannya terbatas pada keaslian tanda tangan.
Sedangkan Notaris di Indonesia menghasilkan Akta Otentik. Dalam hukum Indonesia, Akta Otentik memiliki kekuatan pembuktian sempurna. Artinya, hakim harus menganggap isi akta tersebut benar kecuali ada pihak lain yang bisa membuktikan sebaliknya melalui pengadilan.
4. Syarat Pendidikan dan Profesionalisme
Menjadi Notary Public di luar negeri sering kali lebih bersifat administratif. Di beberapa negara bagian Amerika Serikat, seseorang cukup mengikuti pelatihan singkat atau ujian lisensi dasar tanpa harus memiliki latar belakang sarjana hukum.
Berbeda jauh dengan di Indonesia, standar profesi Notaris sangat tinggi. Seseorang wajib menempuh pendidikan Sarjana Hukum (S1), dilanjutkan dengan program magister Kenotariatan (S2), serta mengikuti berbagai magang dan ujian kode etik yang ketat sebelum bisa diangkat oleh Menteri Hukum.
Secara sederhana, jika Anda membutuhkan seseorang hanya untuk memastikan “siapa” yang bertanda tangan, itulah peran Notary Public. Namun, jika Anda membutuhkan seseorang untuk menjamin “apa” isi kesepakatan tersebut agar sah secara hukum dan memiliki kekuatan pembuktian yang kuat, itulah peran Notaris Indonesia.
5. Mengapa Istilah Notary Public Tetap Digunakan di Indonesia?
Meski secara hukum berbeda, Anda akan tetap menemukan istilah Notary Public digunakan oleh para Notaris di Indonesia, biasanya pada papan nama atau stempel tambahan. Mengapa demikian?
Pengaruh Globalisasi dan Bisnis Internasional
Dalam transaksi bisnis internasional, mitra asing sering kali tidak memahami istilah “Notaris” dalam konteks Civil Law. Untuk memudahkan komunikasi dan menunjukkan bahwa mereka memiliki kewenangan serupa untuk melakukan notarization (pengesahan), Notaris Indonesia menggunakan istilah tersebut sebagai padanan bahasa Inggris.
Layanan Apostille dan Legalisasi
Sejak Indonesia meratifikasi Konvensi Apostille, Notaris kini memainkan peran kunci dalam rantai legalisasi dokumen internasional. Saat Anda ingin menyekolahkan anak ke luar negeri atau menikah dengan warga negara asing, dokumen Anda perlu melalui proses “notarized” di Notaris sebelum mendapatkan sertifikat Apostille dari Kemenkumham. Dalam konteks internasional inilah, identitas sebagai Notary Public menjadi relevan secara fungsional.
6. Tips: Apa yang Harus Anda Lakukan?
Sebagai warga negara yang cerdas hukum, berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil jika berurusan dengan kedua istilah ini:
- Identifikasi Tujuan Dokumen: Jika dokumen akan digunakan di dalam negeri untuk urusan tanah, pendirian PT, atau perjanjian utang-piutang, Anda membutuhkan Akta Otentik dari Notaris Indonesia. Jangan hanya meminta legalisasi tanda tangan (waarmerking).
- Cek Legalitas: Pastikan Notaris yang Anda datangi memiliki SK pengangkatan resmi dari Kemenkumham dan masih aktif dalam keanggotaan Ikatan Notaris Indonesia (INI).
- Mintalah Penjelasan: Jangan pernah menandatangani akta sebelum Notaris membacakannya untuk Anda. Ini adalah hak Anda sebagai klien dan kewajiban Notaris sebagai pejabat.
- Untuk Dokumen Luar Negeri: Jika pihak asing meminta “Notary Public”, datanglah ke Notaris Indonesia dan sampaikan tujuan penggunaan dokumen tersebut. Notaris akan memberikan layanan pengesahan yang sesuai (Apostille atau Legalisasi) agar dokumen tersebut diakui di negara tujuan.
Dua Istilah, Satu Tujuan Kepastian Hukum
Meskipun Notary Public dan Notaris lahir dari rahim sistem hukum yang berbeda, keduanya bertujuan untuk memberikan ketertiban dalam hubungan antarmanusia. Namun, di Indonesia, Notaris memiliki tanggung jawab yang jauh lebih berat karena kualitas dokumen yang dihasilkan adalah Akta Otentik yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna di depan hakim.
Memahami perbedaan ini membantu Anda terhindar dari malpraktik administrasi dan memastikan bahwa setiap aset serta perjanjian yang Anda miliki terlindungi secara maksimal oleh hukum negara.
